Avis de confidentialité de la liste d'attente Hallway

L'essentiel

Le service actuel de Hallway est une liste d'attente par courriel destinée aux adultes qui fréquentent des universités admissibles de l'Ontario. Nous utilisons votre adresse courriel universitaire et votre campus pour gérer votre inscription et mesurer l'intérêt par campus. Il n'existe aucun répertoire public des membres. L'inscription ne crée pas de profil de rencontre et ne vous inscrit pas au jumelage, aux SMS ou à un service payant.

Nous séparons les communications facultatives de l'inscription. Vous pouvez gérer vos choix, demander l'accès à vos renseignements ou leur correction, et quitter la liste. Notre base de données principale est située au Canada, mais certains traitements ont lieu à l'extérieur du Canada. La vérification du courriel prouve l'accès à une boîte de réception, et non l'identité, l'âge, l'inscription à l'université ou la sécurité d'une personne.

Le reste du présent avis explique les renseignements en cause, les personnes qui peuvent y avoir accès et les limites de la suppression et de la confidentialité. Communiquez avec nous avant de fournir des renseignements si un point n'est pas clair.

1. Qui est responsable

Tejass Kaushik, exerçant ses activités sous le nom de Hallway, est responsable des renseignements personnels visés par le présent avis.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Tejass Kaushik Courriel relatif à la protection des renseignements personnels : tejass@anticipy.ai Adresse postale de l'entreprise : 3305 Westmount Rd West Vancouver, BC V7V 3G5, Canada

Le présent avis vise le site Web de la liste d'attente, les outils de vérification et les outils destinés aux membres, les courriels de la liste d'attente, les demandes d'ajout de campus, le formulaire d'intérêt pour le rôle d'ambassadeur ou d'ambassadrice et le soutien connexe. Tout futur projet pilote de rencontres ou de jumelage nécessitera une explication distincte et tout nouveau consentement nécessaire avant que nous recueillions les renseignements qui s'y rapportent. Les campus du Québec sont fermés dans cette version du service.

2. Renseignements recueillis et raisons de leur collecte

Les renseignements requis pour l'inscription sont indiqués dans le formulaire. Vous pouvez ignorer les questions facultatives et refuser les courriels facultatifs. Si vous ne fournissez pas les renseignements nécessaires pour vérifier et maintenir une inscription, nous ne pouvons pas vous offrir les fonctions correspondantes de la liste d'attente.

La liste d'attente ne demande pas de date de naissance, de pièce d'identité gouvernementale, d'autoportrait, de photo de rencontre, de genre, d'orientation sexuelle, de religion, de numéro de téléphone, de renseignements de paiement ni de localisation précise. Veuillez ne pas inclure de renseignements sensibles, de mots de passe ou de renseignements sur d'autres personnes dans les notes facultatives ou les demandes d'ajout de campus. Si vous communiquez avec nous au sujet d'un incident, nous pourrions avoir besoin de renseignements pertinents pour traiter cette demande et expliquerons toute collecte supplémentaire.

Même sans profil de rencontre, l'inscription peut révéler un intérêt pour les rencontres amoureuses. Selon votre situation, cela peut constituer un renseignement sensible. C'est pourquoi nous limitons sa visibilité et son accès.

Nous recueillons des renseignements auprès de vous, par l'entremise du navigateur et des requêtes au service, ainsi qu'auprès de nos fournisseurs de courriel ou d'infrastructure. Si une personne saisit votre adresse courriel sans votre permission, vous pourriez recevoir un message de vérification, y compris à la suite d'une demande répétée assujettie à nos limites de fréquence. Une demande non vérifiée ne confirme pas l'adhésion à la liste. Ignorez le lien si vous ne l'avez pas demandé, ou demandez-nous de retirer l'adresse ou d'en bloquer les envois.

3. Choix relatifs aux courriels

Les messages de vérification et d'accès répondent à une action que vous demandez. Nous pouvons aussi envoyer un message nécessaire relatif à la sécurité, à une obligation juridique ou à un aspect important du service, lorsque la loi le permet. Nous n'ajoutons pas de contenu promotionnel à un message simplement pour éviter de demander un consentement aux communications promotionnelles.

Vous pouvez choisir séparément de recevoir un avis d'ouverture de campus, des nouvelles occasionnelles du produit Hallway ou des communications concernant votre candidature au rôle d'ambassadeur ou d'ambassadrice. Ces choix sont décochés au départ et indiquent l'expéditeur et la fin poursuivie. Choisir l'un n'autorise pas les autres et n'autorise pas les SMS. Les refuser ne vous empêche pas de vous inscrire ni d'utiliser les contrôles destinés aux membres.

Présenter une candidature au rôle d'ambassadeur ou d'ambassadrice est facultatif. Pour soumettre cette candidature, le formulaire exige votre permission distincte de communiquer avec vous à ce sujet. Cette permission nous permet d'examiner votre candidature et de donner suite à votre demande; elle n'autorise pas l'envoi de nouvelles générales du produit. Vous pouvez retirer cette permission et votre candidature en tout temps.

Utilisez le lien de désabonnement ou les contrôles destinés aux membres pour modifier vos choix de courriels facultatifs, y compris les avis d'ouverture de campus. Vous pouvez aussi communiquer avec nous. Nous donnons suite au retrait sans délai et au plus tard dans le délai prévu par la loi, soit dix jours ouvrables pour les courriels commerciaux en vertu des règles canadiennes antipourriel. Un message déjà envoyé ne peut pas être rappelé. Une nouvelle permission éclairée est nécessaire avant que nous reprenions les messages facultatifs que vous avez arrêtés.

Quitter la liste d'attente met fin aux communications facultatives de cette liste. Nous conservons uniquement les renseignements limités nécessaires à des fins comme le respect des suppressions d'envoi, la preuve du consentement, la sécurité ou les obligations juridiques, comme expliqué ci-dessous.

4. Qui peut avoir accès aux renseignements

Les membres autorisés de l'équipe accèdent aux renseignements uniquement dans la mesure nécessaire à leurs fonctions. Par exemple, le soutien peut rechercher une adresse courriel exacte pour aider à gérer une inscription, et le personnel autorisé peut examiner les candidatures au rôle d'ambassadeur ou d'ambassadrice. Les actions administratives sensibles sont consignées. Les contrôles d'accès réduisent les risques; ils ne rendent pas l'accès non autorisé impossible.

Il n'existe aucune liste publique des membres de la liste d'attente. Les totaux publics par campus ne commencent à être affichés qu'à partir d'une taille minimale de groupe de 25 et sont arrondis vers le bas. Vos totaux personnels d'invitations n'apparaissent qu'après trois inscriptions vérifiées et sont affichés avec un délai d'au moins 24 heures. Nous ne montrons pas à la personne qui invite l'adresse courriel de la personne invitée. Ces limites réduisent la divulgation, mais ne peuvent empêcher toutes les déductions, particulièrement entre des personnes qui se connaissent.

Nous faisons appel à des fournisseurs pour l'hébergement, la base de données, la protection contre les robots et les courriels :

Nous demeurons responsables des renseignements traités par des fournisseurs pour notre compte et utilisons des mesures de protection contractuelles et opérationnelles adaptées à ce traitement. Les renseignements traités à l'étranger peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d'application de la loi ou aux autorités gouvernementales en vertu du droit étranger applicable. Le fait qu'une base de données soit située au Canada ne signifie pas que chaque copie ou chaque opération demeure au Canada.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels de la liste d'attente et ne les communiquons pas à des annonceurs à des fins de publicité comportementale. Nous n'utilisons pas les renseignements fournis à la liste d'attente pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle à usage général. Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple pour répondre à une procédure judiciaire valide ou traiter un incident grave de sécurité. Nous évaluons l'autorité invoquée et limitons la communication à ce qui est justifié. Tout transfert d'entreprise demeure assujetti aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels et aux restrictions visant les utilisations substantiellement différentes.

5. Stockage dans le navigateur et analytique

Les témoins de membre permettent l'accès à une session ouverte. Les sessions durent jusqu'à 30 jours, à moins de prendre fin plus tôt. Un témoin d'invitation dure jusqu'à sept jours. Nous conservons le choix relatif à l’analytique du navigateur. Si l’analytique est activée, les renseignements de campagne peuvent aussi être conservés pendant la session du navigateur. Cette version ne crée pas de témoin d’essai de la page d’accueil. Vous pouvez effacer ces données dans votre navigateur, mais cela peut fermer votre session ou supprimer l'attribution d'une invitation.

Notre analytique interne facultative utilise des événements limités et un identifiant aléatoire conservé dans votre navigateur. Elle est désactivée tant que vous ne l'activez pas dans les Choix de confidentialité. L'identifiant expire au plus tard 90 jours après sa création. Vous pouvez désactiver l'analytique en tout temps dans les Choix de confidentialité, ce qui arrête ces événements et retire l'identifiant de ce navigateur. Les événements déjà recueillis sont assujettis à la période de conservation indiquée ci-dessous. Nous ne rattachons pas délibérément cet identifiant à votre dossier de membre, mais il s'agit d'un renseignement pseudonyme, et non d'une garantie d'anonymat.

Lorsque votre navigateur transmet le signal Global Privacy Control, nous cessons de créer ou d'envoyer l'identifiant d'analytique côté client et les événements côté client qui y sont associés. Cela ne désactive pas le traitement réseau nécessaire, les contrôles de sécurité, le stockage des invitations, ni les dossiers nécessaires côté serveur. Effacer le stockage local retire aussi l'identifiant de ce navigateur. Le suivi de l'ouverture des courriels et des clics sur leurs liens est désactivé dans notre système d'envoi.

6. Conservation et suppression

Nous conservons les renseignements permettant d'identifier une personne à une fin définie et les supprimons au moyen d'un nettoyage planifié ou à la suite d'une demande vérifiée. Les limites suivantes s’appliquent à cette version du service :

Une suppression planifiée n'est pas une suppression à la seconde près. Nous surveillons les échecs de nettoyage et traitons les retards. Lorsque des renseignements doivent être conservés en raison d'une obligation juridique, d'un différend documenté ou d'une enquête de sécurité, nous en limitons l'utilisation et les supprimons lorsque le motif prend fin. Nous n'invoquons pas un éventuel différend futur pour tout conserver indéfiniment.

La suppression d'une inscription retire les renseignements de membre actifs, les outils de membre qui y sont liés, les invitations et les réponses relatives au rôle d'ambassadeur ou d'ambassadrice. Elle ne rappelle pas les courriels reçus par leurs destinataires, n'efface pas immédiatement une sauvegarde existante et ne permet pas nécessairement de repérer et de supprimer les événements d'analytique qui ne sont pas reliés à l'inscription. Lors de la restauration d'une sauvegarde, nous réappliquons les décisions de suppression et de suppression d'envoi avant de reprendre l'utilisation normale. Notre équipe chargée de la protection des renseignements personnels peut expliquer quels dossiers supplémentaires demeurent et pourquoi, sous réserve des exceptions légales.

7. Vos droits et vos demandes

Les outils destinés aux membres vous permettent de consulter ou de télécharger les renseignements de votre inscription, de modifier les choix disponibles et de quitter la liste. Le téléchargement est une exportation pratique des dossiers de membre, sans nécessairement comprendre tous les dossiers détenus par nous ou par un fournisseur.

Communiquez avec tejass@anticipy.ai pour demander l'accès à vos renseignements personnels, poser des questions sur leur utilisation ou leur communication, les faire corriger, retirer votre consentement, demander leur suppression ou déposer une plainte. Nous pouvons demander une preuve proportionnée que la demande provient bien de vous. N'envoyez pas de pièce d'identité gouvernementale à moins que nous expliquions pourquoi elle est nécessaire et vous fournissions un moyen approprié de la transmettre.

Nous répondons dans les délais légaux applicables. En vertu de la LPRPDE, les demandes d'accès reçoivent normalement une réponse dans les 30 jours; la loi permet des prolongations limitées, pour lesquelles nous donnons l'avis requis. Si une exception légale limite l'accès ou la suppression, nous expliquons la décision et les recours disponibles lorsque cela est permis. Vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou d'une autre autorité compétente. Communiquer avec nous d'abord ne constitue pas une renonciation à ce droit.

8. Sécurité, âge et modifications

Nous utilisons des contrôles adaptés aux renseignements, notamment un accès restreint pour le personnel, des liens d'accès protégés, des contrôles contre les abus et des journaux d'audit. Aucun système n'élimine tous les risques. Si une atteinte nécessite un avis à votre intention ou à celle d'un organisme de réglementation, nous le donnons conformément à la loi. Le présent avis ne promet pas une exploitation sans incident.

La liste d'attente est destinée aux adultes de 18 ans et plus. Si nous apprenons qu'une personne mineure inadmissible s'est inscrite, nous restreignons l'inscription et supprimons les renseignements inutiles. Nous évaluons les demandes et les préoccupations de sécurité sans considérer un domaine de courriel ou une case de déclaration d'âge comme une vérification indépendante de l'âge.

Nous datons le présent avis et lui attribuons un numéro de version. Nous expliquons les modifications importantes avant leur prise d'effet et obtenons un nouveau consentement lorsqu'une nouvelle fin ou une autre modification l'exige. Le fait de poursuivre la navigation n'autorise pas automatiquement une utilisation substantiellement différente des renseignements personnels. Les versions antérieures et les renseignements sur une modification sont disponibles auprès du contact chargé de la protection des renseignements personnels.